Le camping 5 étoiles, Le Vieux Port, situé à Messanges recrute 2 secrétaires administratifs H/F.
Secrétaire – Administration Externe
Missions principales :
Veille au respect des règles et des procédures
RECRUTEMENT
> Mise à jour selon plan directionnel
> Publication d’offres d’emplois
> Tri et présélection des CV
> Prise de contact avec les candidats (multi-services)
> Présence aux salons et forums de l’emploi
> Immersions professionnelles France Travail
EMBAUCHES
> Création et mise à jour des fiches de poste
FORMATIONS
> Suivi des formations des salariés
> Programmation des sessions
> Contrôle de la facturation
> Communication de tous les dossiers de formations pour prise en charge OPCO
> Mise à jour des autorisations de conduite internes annuelles
> Rassembler les documents administratifs associés aux embauches pour chaque service
STAFF
> Suivi de l’affectation et occupation des logements saisonniers, EDL entrée/sortie, suivi des contrats logement signés, suivi des cautions, relance aux managers
> Contrôle périodique des permis de conduire du staff
> Suivi médical des salariés, organisation des visites médicales (périodiques, reprise, …)
CDD SAISONNIERS
> Classification via enregistrement et archivage des CDD signés
> Relances aux managers aux besoins
> Gestion et archivage des ruptures de période d’essai
PLANNINGS
> Transmission hebdomadaire des plannings de tous les services
> Archivage des plannings signés, relance aux managers
CONTRATS DE LOGEMENT DES SAISONNIERS DIRECTS ET COMMERCES CAMPING
> Rédaction et suivi des contrats, EDL, caution pour les logements des saisonniers en emploi direct et prestataires commerçants camping
GESTION ADMINISTRATIVE DIVERSE
> Courriers, notes de service, …
Secrétaire – Administration Interne
Missions principales :
Veille au respect des règles et des procédures
TABLEAUX DE BORD
> Suivi du tableau de bord de consommation eau piscine des 3 campings
> Suivi du tableau de bord des températures piscine pour le camping La Marina
> Suivi du tableau de bord des fournitures de bureau
> Suivi du tableau de bord des produits pharmacie
COMMANDES FOURNISSEURS
> Produits piscine : suivi du tableau de commandes pour La Marina
> Fournitures de bureau : commandes et gestion des stocks, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
> Produits pharmacie : commandes et gestion des stocks, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
> Toute autre commande ponctuelle : commande, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
SERVICE TECHNIQUE
> Rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
SERVICE MENAGE
> Mise à jour du planning ménage: effectifs, chiffres NAXI
> Suivi et gestion des temps d’activité (absences, heures suppl, …)
> Gestion des besoins intérimaires : recherche du personnel, relevés d’activité, contrôle de la facturation, validation sur DOCUWARE
> Suivi des prestataires de service : contrats, suivi des heures, contrôle de la facturation
> Support 1Check
> Rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE
RECOUVREMENT
> Suivi des dossiers litigieux avancés des clients, pour Caravanes Landes, Box Landes,…
LABEL & COMMISSIONS DE SECURITE
> Préparation et suivi audit Ecolabel, Vélodyssée, …
> Préparation commission de sécurité, contrôle des rapports de conformité des sociétés agréées élec, gaz, etc
PLANS DE PREVENTION
> Suivi, relance et actualisation des dossiers administratifs pour toutes les entreprises intervenant sur un site du groupe
CONDITION GENERALES DE VENTES
> Suivant indication de la direction, mise à jour des différents types de CGV et contrats de vente sur les entreprises du groupe
GESTION RELATION AGENCE IMMO
> Suivi et actualisation des tableaux récap sur les locations immobilières du groupe (MAJ locataires, signalement préavis, …)
> Gestion du 1er niveau d’échange avec les agences partenaires
Messanges (40660) sur la côte sud des Landes
2
OUTILS INFORMATIQUES :
À l'aise avec l'outil et les systèmes informatiques, utilisation de logiciels par exemple : Suite Office ; DocuWare ; DocuSign ; Inaxel ; …
> Assurer la qualité du travail
> Travailler conjointement avec le secrétariat en place et la direction
Liste non exhaustive
Expérience à poste similaire requise (3-5 ans)
Méthodique et organisé(e)
Forte capacité d’adaptation
Réactif(ve)
Autonome
Esprit d’équipe
Gestion du stress
Vous êtes disponible, souriant(e), et rigoureux(se) et vous avez le sens du travail bien fait.
La maîtrise de l’anglais et de l’espagnol sera un plus.
Permis B obligatoire.
CDI
Poste non logé
35H
Programmation (particularités HPA) :
• Travail en journée
• Travail le week-end
• Travail les jours fériés
À voir lors du recrutement
2 200,00€ brut/mois
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